Guide Utilisateur Exhaustif
Maîtrisez Opti-Planning dans ses moindres détails : de la configuration de vos employés à la génération de plannings parfaits sous contraintes légales et financières. Ce guide complet vous accompagne pas à pas.
1. La Philosophie d'Opti-Planning
Opti-Planning n'est pas un simple tableur numérique. C'est un moteur d'intelligence artificielle (solveur combinatoire) qui s'exécute directement et localement dans votre navigateur, garantissant ainsi la confidentialité totale de vos données.
Son objectif est de calculer des millions de combinaisons à la seconde pour trouver la meilleure affectation possible de vos employés, en respectant simultanément trois dimensions fondamentales qui s'opposent souvent :
- La Demande (Couverture des besoins) : Avez-vous le bon nombre de personnes, au bon moment, avec les bonnes compétences pour faire tourner votre établissement ? C'est la priorité absolue du moteur.
- La Légalité (Contraintes dures) : Le planning respecte-t-il les heures maximales, les temps de repos obligatoires (ex: 11h entre deux shifts), les amplitudes journalières (ex: 13h max) et les jours consécutifs travaillés ?
- L'Équité et Les Souhaits (Contraintes souples) : Les créneaux difficiles (ex: fermetures, week-ends) sont-ils bien répartis entre les membres de l'équipe ? Les souhaits et indisponibilités des employés sont-ils respectés au maximum ?
Démarrage rapide : Les Modèles (Templates)
Pour vous familiariser avec l'outil, utilisez le bouton Voir un modèle situé en haut à droite de l'application. Il vous permet de charger instantanément un jeu de données complet adapté à votre secteur (Restauration, Hôpital, Magasin, Usine 3x8, etc.) et de voir comment l'IA réagit.
2. Configuration Générale et IA
Mode d'interface
Avant de commencer, vous pouvez alléger l'interface en activant ou désactivant les modules avancés via les cases à cocher en haut de l'écran : Activer les Séquences et Activer l'aspect Financier. Cela masquera les colonnes et panneaux inutiles si vous n'en avez pas besoin.
Configuration du planning
- Date et Durée : Définissez la date de début et la durée totale (jusqu'à 366 jours).
- Premier jour de la semaine : Crucial pour le calcul des heures supplémentaires hebdomadaires. Si votre semaine comptable commence le Lundi, assurez-vous que ce paramètre est bien sur Lundi.
Export
Définissez le Séparateur CSV (Point-virgule, Virgule ou Tabulation) utilisé pour tous les exports de l'application, afin de garantir la compatibilité avec votre version d'Excel ou de votre logiciel de paie.
Configuration de l'optimisation (Le cerveau de l'IA)
Ces paramètres dictent le comportement du moteur de calcul :
- Intensité et Temps Max : Détermine la profondeur de calcul. "Basique" est très rapide, "Intensive" cherchera plus longtemps (jusqu'à la limite de temps définie en secondes) pour débloquer des situations complexes ou optimiser les coûts au centime près.
- Séparation des priorités : Définit comment l'IA gère les compromis. En mode "Souple", l'IA peut accepter de violer une règle prioritaire si cela permet de respecter des dizaines de règles secondaires. En mode "Stricte", l'ordre des priorités est absolu.
- Cibles d'équité : Sélectionnez ici les créneaux (ex: Nuits, Week-ends) que l'IA devra s'efforcer de répartir de manière égale entre tous les employés.
Les Priorités Stratégiques (Glisser-Déposer)
Vous pouvez réorganiser les 3 grands objectifs de l'IA (Coûts, Équité, Souhaits) par glisser-déposer. L'objectif en haut de la liste sera la priorité absolue de l'IA.
Astuce avancée : Le petit bouton entre deux objectifs permet de basculer entre > (Strictement supérieur) et >= (Égalité). Si vous mettez "Coûts >= Équité", l'IA considérera ces deux objectifs comme ayant exactement la même importance.
3. Étape 1 : Créneaux et Compétences
Avant de commencer, vous devez définir le cadre de votre activité. Ces éléments serviront de base à toute la planification.
Les Créneaux (Shifts)
Un créneau définit une plage horaire de travail standardisée (ex: MATIN, SOIR, NUIT). Il possède une heure de début, une heure de fin, et une durée de pause en minutes. La pause est automatiquement déduite du temps de travail effectif pour le calcul des heures et de la paie.
Note importante : Si l'heure de fin est antérieure à l'heure de début (ex: 22:00 à 06:00), le système comprend automatiquement qu'il s'agit d'un créneau de nuit se terminant le lendemain. Le temps de repos sera calculé en conséquence.
Les Compétences (Skills)
Définissez les rôles nécessaires à votre activité, par exemple Cuisine, Salle, Bar, Responsable, Infirmier, Aide-soignant. Un employé pourra posséder une ou plusieurs de ces compétences (polyvalence), et un besoin sera toujours exprimé pour une compétence précise.
4. Étape 2 : La Grille des Employés
C'est ici que vous définissez le profil légal et contractuel de chaque employé. Chaque colonne a un impact direct sur les mathématiques du solveur. Une configuration précise est la clé d'un planning réussi.
| Optionnel. Utilisé uniquement si vous souhaitez envoyer le planning généré directement par e-mail à l'employé via le bouton "Partager". | |
| Contrat | Fixe : L'intelligence artificielle essaiera de s'approcher des heures maximum pour rentabiliser le salaire fixe. Extra (Renfort) : L'intelligence artificielle évitera de les faire travailler sauf pour combler un sous-effectif critique. |
| Semaines Partielles (Début/Fin) | Si votre planning ne commence pas le premier jour de votre semaine comptable, la première et la dernière semaine sont "partielles". Vous pouvez choisir comment calculer le quota d'heures pour ces semaines tronquées : Proportionnel (calcule automatiquement au prorata des jours), Manuel (vous saisissez le quota exact), ou Copie (utilise le quota d'une semaine complète). |
| Max H/Sem & H. Sup | Le volume horaire contractuel de base et le volume maximum d'heures supplémentaires autorisées par semaine. Dépasser le total génère une erreur bloquante. |
| Taux Hor. et Maj. | Taux horaire brut et multiplicateur (ex: 1.25 pour +25%). Utilisés pour calculer le coût total et guider l'intelligence artificielle. |
| Repos Min & Ampl. Max | Le temps de repos légal obligatoire entre deux créneaux (ex: 11h) et l'amplitude journalière maximale (ex: 13h). Mettre 0 pour désactiver. |
| Créneaux/J & J. Consécutifs | Nombre maximum de créneaux par jour (2 autorise les coupures, 1 force le continu) et nombre maximum de jours travaillés d'affilée. |
| Séquences Imposées | Cochez les séquences de travail (roulements, cycles) que cet employé doit respecter. L'intelligence artificielle se chargera de les placer au mieux dans le planning. |
5. Étape 3 : Les Besoins en Personnel
Indiquez combien de personnes sont nécessaires pour chaque créneau et chaque compétence, jour par jour. C'est la cible que l'IA va tenter d'atteindre.
La puissance des Modèles (Presets)
Vous pouvez créer plusieurs Modèles pour un même jour en cliquant sur + Preset. Par exemple, créez un modèle "Basse Saison" et un modèle "Haute Saison", ou "Soleil" et "Pluie". Vous pouvez ensuite basculer de l'un à l'autre d'un simple clic (bouton radio) pour voir comment le planning s'adapte. Le modèle actif (surligné en bleu) est celui qui sera envoyé à l'intelligence artificielle.
- Utilisez le bouton Copier J-1 pour dupliquer rapidement l'intégralité des besoins du jour précédent.
- Utilisez la petite flèche à côté d'un modèle pour copier les valeurs du modèle situé à sa gauche.
- Les cellules en rouge indiquent une valeur invalide (doit être un nombre positif).
6. Étape 4 : Éditeur de Planning et Règles
Une fois les employés et les besoins définis, cliquez sur Optimiser. Le moteur va effacer les affectations non-verrouillées et calculer la meilleure combinaison possible.
Affichage et Lisibilité
Vous pouvez ajuster la largeur et la hauteur des cellules grâce aux curseurs situés en haut de chaque grille pour une meilleure lisibilité. Les largeurs des grilles Besoins et Planning sont synchronisées pour faciliter la lecture verticale.
Gérer les Imprévus : Le système de Règles (Verrous et Souhaits)
Dans la grille de résultats, cliquez sur n'importe quelle case pour ouvrir le menu des règles. C'est ici que vous gérez les congés, les maladies, les préférences ou les affectations manuelles.
1. Sévérité de la règle
- Bloquante (Verrou) : L'intelligence artificielle DOIT respecter cette règle. Si c'est mathématiquement impossible (ex: forcer quelqu'un à travailler alors qu'il a atteint son quota d'heures), elle signalera une erreur bloquante.
- Préférence (Souhait) : L'intelligence artificielle fera tout son possible pour respecter la règle en fonction du poids attribué (de 1 à 5) et de la priorité stratégique "Respecter les souhaits".
2. Action de la règle
- Absence : Bloque toute affectation ce jour-là (Congé, Maladie, Repos forcé).
- Affectation stricte : Force l'employé sur un créneau ET une compétence précise.
- Présence (Compétence libre) : Force l'employé à travailler sur un créneau, mais laisse l'intelligence artificielle choisir sa compétence selon les besoins.
- Règle conditionnelle : S'il travaille ce jour-là, il DOIT faire cette compétence (mais l'IA peut choisir de le mettre en repos).
- Interdire : Empêche l'employé de travailler sur un créneau spécifique ou une compétence spécifique.
Boutons d'action rapide et de masse
- Verrouiller tout : Transforme toutes les affectations calculées par l'IA en règles strictes. Utile si le planning vous convient et que vous voulez figer une base avant de relancer l'optimisation sur le reste.
- Déverrouiller tout : Supprime toutes les règles manuelles (verrous et souhaits) mais conserve le planning calculé.
- Effacer calculs : Supprime les affectations de l'IA mais conserve vos règles manuelles.
- Tout effacer : Remet la grille à zéro (affectations et règles).
- Copier J-1 : Disponible dans l'en-tête de chaque jour (pour copier toutes les règles du jour précédent) ou dans le popover d'un employé (pour copier uniquement ses règles).
- Menu "Actions Règles" : Permet de supprimer en masse tous les verrous stricts, toutes les préférences, ou de convertir tous les verrous stricts en préférences avec un poids spécifique.
- Export Règles : Télécharge un fichier CSV contenant le planning actuel transformé intégralement en règles. Vous pouvez modifier ce fichier dans Excel puis le réimporter via "Import CSV" pour forcer un planning complet.
Le Tableau de bord des Avertissements
Situé au-dessus du planning, il liste toutes les infractions. Les erreurs Bloquantes (Rouge) signifient que le planning est illégal (ex: repos non respecté) ou en sous-effectif. Les erreurs Mineures (Orange) concernent le non-respect des souhaits ou des quotas souples. Vous pouvez filtrer ce tableau par employé, par jour ou par type d'erreur. Cliquez sur une erreur pour centrer la grille sur la cellule problématique.
7. Étape 5 : Règles Financières
Le panneau Règles Financières vous permet d'ajouter des primes fixes à des affectations spécifiques, indépendamment du taux horaire de base.
- Cliquez sur une case de la grille pour ajouter une prime à un employé pour un jour donné.
- Vous pouvez cibler un créneau spécifique (ex: Prime de Nuit), une compétence spécifique (ex: Prime de Responsabilité), ou les deux.
- Utilisez le bouton Copier J-1 pour reporter rapidement les primes du jour précédent.
- Ces primes seront automatiquement intégrées dans le calcul du coût total de l'employé dans l'onglet Analyse, et l'IA tentera de les minimiser si l'objectif "Minimiser les coûts" est actif.
8. Étape 6 : Analyse et Tableaux de bord
Ces tableaux de bord vous permettent de vérifier la qualité du planning généré sous différents angles. Vous pouvez basculer entre une vue par Semaine ou par Mois.
Analyse de la charge de travail
Visualisez rapidement si vos employés sont en sous-régime ou en heures supplémentaires grâce aux barres de progression. Les dépassements du contrat de base sont en jaune, et les dépassements du quota d'heures supplémentaires autorisé sont mis en évidence en rouge.
Analyse Financière
Estimez le coût salarial exact de votre planning. Le tableau détaille pour chaque employé :
- Base : Le coût des heures normales (ou le salaire fixe garanti).
- H.Sup : Le coût des heures supplémentaires (incluant la majoration).
- Primes : La somme des primes fixes définies dans les règles financières.
- Total : Le coût global par période.
- Coût Extrapolé : Une projection du coût sur 30 jours basée sur le planning actuel, utile pour les plannings courts.
Analyse de l'équité
Vérifiez que les créneaux difficiles (définis dans la configuration, ex: Nuits, Week-ends) sont répartis de manière juste entre tous les employés. Le graphique vous montre le nombre d'affectations sur ces créneaux cibles pour chaque personne.
Analyse des souhaits
Mesurez le taux de satisfaction de votre équipe. Ce tableau compare le nombre de souhaits émis par chaque employé (règles manuelles non bloquantes + préférences de séquences) avec le nombre de souhaits réellement respectés par l'intelligence artificielle dans le planning final.
9. Importation de données via CSV
Pour gagner du temps, Opti-Planning vous permet d'importer massivement vos données depuis des fichiers Excel ou CSV. Cette fonctionnalité est disponible pour les Employés, les Besoins, les Règles (Verrous) et les Primes.
Comment fonctionne l'importation ?
- Cliquez sur le bouton Import CSV dans la section correspondante.
- Sélectionnez votre fichier. Le système détectera automatiquement le séparateur (virgule, point-virgule, tabulation).
- L'étape de Mapping : C'est l'étape cruciale. Le système va tenter d'associer automatiquement les colonnes de votre fichier aux champs d'Opti-Planning en lisant les en-têtes. Vous pouvez corriger manuellement ces associations via les listes déroulantes.
- Vérifiez l'aperçu des données, puis validez l'importation. Les erreurs éventuelles (ex: employé introuvable) seront listées avant confirmation.
10. Partage et Communication
Une fois le planning validé, vous pouvez le communiquer directement à vos équipes via le bouton Partager situé en haut à droite de l'application.
Envoi Individuel
Dans le menu déroulant, cliquez sur l'icône Email à côté du nom d'un employé. L'application générera un message texte contenant uniquement son planning personnel et ouvrira votre client de messagerie par défaut.
Envoi Groupé
Sélectionnez plusieurs employés à l'aide des cases à cocher, puis cliquez sur le bouton Email en bas du menu. L'application générera un message global contenant le planning de toute l'équipe. Note : Les adresses emails sont placées en copie cachée (BCC) pour respecter la confidentialité.
11. Sauvegarde et Export
Opti-Planning fonctionne entièrement dans votre navigateur. Pour ne pas perdre vos données, vous avez plusieurs options via le menu Fichier et le bouton Export PDF/CSV :
Menu Fichier (Sauvegardes)
- Nouveau (Tout vider) : Réinitialise entièrement l'application.
- Cloud : Créez un compte gratuit pour sauvegarder, renommer et charger vos plannings sur nos serveurs sécurisés.
- Local (.ezopti) : Téléchargez ou importez une sauvegarde chiffrée sur votre ordinateur pour un usage hors-ligne.
Export PDF et Excel
- PDF : Génère un document imprimable contenant le planning de chaque employé sélectionné (un par page).
- Excel CSV : Génère un tableau récapitulatif global (format base de données).
- PDFs / CSVs individuels : Génère et télécharge un fichier distinct pour chaque employé sélectionné.
- Export Global CSV : Télécharge l'intégralité des données de l'application (employés, besoins, règles, etc.) dans un dossier.
12. Fonctionnalité Avancée : Séquences de travail
Les séquences sont l'outil le plus puissant d'Opti-Planning. Elles permettent de modéliser des schémas de travail complexes, des roulements (ex: 3x8, 5x8), ou des règles syndicales spécifiques, puis de les assigner à vos employés.
Comprendre le Temps Relatif
Il est crucial de comprendre que toutes les informations temporelles définies dans une séquence sont relatives à la séquence elle-même, et non à l'horizon global de votre planning. Le Jour 1 correspond au premier jour où la séquence démarre pour un employé donné. Si une séquence de 7 jours démarre le 15 du mois, le Jour 1 de la séquence sera le 15, le Jour 2 sera le 16, etc. Les règles avancées ne s'évaluent qu'à l'intérieur de ce cycle précis.
1. Création et Ancrage
Utilisez + Nouvelle Séquence pour créer un cycle de zéro, ou + Séquence Horizon pour créer une séquence qui fait exactement la taille de votre planning actuel. L'ancrage définit quand la séquence démarre (dates absolues) et si elle se répète en boucle (Cyclique).
2. Règles Journalières
Pour chaque jour de la séquence, vous définissez ce que l'employé DOIT FAIRE ou NE DOIT PAS FAIRE. Ex: "Jour 1 : Doit faire MATIN", "Jour 2 : Ne doit pas faire NUIT".
3. Quotas Flottants
Permet de limiter l'occurrence d'un événement. Exemples :
- Cycle Entier : "Maximum 2 Nuits sur l'ensemble de la séquence de 14 jours".
- Fenêtre Glissante : "Maximum 1 week-end travaillé sur 2" (Fenêtre de 14 jours, Max 2 jours de type 'Week-end').
4. Règles Conditionnelles
Créez des liens logiques. Exemple : "SI affecté le Dimanche, ALORS le Lundi NE DOIT PAS contenir d'affectation" (Repos compensateur).
5. Transitions
Imposez un temps de repos minimum juste avant le démarrage du Jour 1 de la séquence, et juste après la fin du dernier jour de la séquence. Utile pour les changements de cycle (ex: passage de Nuit à Matin).
- Sévérité : La transition peut être bloquante ou définie comme une simple préférence (avec un poids).
- Mode Strict : Si activé, le repos est calculé exactement à la frontière de la séquence. Sinon, le moteur cherche le repos n'importe où entre le dernier créneau et le début de la séquence.
13. Fonctionnalité Avancée : Le Cerveau de l'Intelligence Artificielle
Pour obtenir les résultats escomptés, il est fondamental de comprendre comment l'intelligence artificielle réfléchit. Le solveur fonctionne selon un système de Pénalités. Chaque fois qu'une règle n'est pas respectée, l'intelligence artificielle reçoit des points de pénalité. Son but unique est de trouver le planning qui a le score de pénalité le plus bas possible.
Pour offrir une flexibilité maximale tout en garantissant des plannings légaux, le système est divisé en deux grandes couches : L'Absolu et Le Relatif.
A. La Couche Absolue : Les Contraintes Bloquantes
Ce sont les règles inviolables. Le moteur préférera toujours laisser un trou dans le planning plutôt que de violer ces règles. Cependant, si la situation est mathématiquement impossible, l'intelligence artificielle doit faire un choix. Elle utilise pour cela une hiérarchie stricte des pénalités bloquantes :
Niveau 1 : Règles Manuelles et Compétences
C'est la règle suprême. Si vous posez une règle Bloquante sur le planning, ou si un employé n'a pas la compétence requise, l'intelligence artificielle ne violera jamais cette règle.
Niveau 2 : Séquences Bloquantes et Jours Consécutifs
Juste en dessous, on trouve les règles de séquences définies comme Bloquantes, ainsi que le respect du nombre maximum de jours travaillés d'affilée et le nombre maximum de créneaux par jour.
Niveau 3 : Repos, Heures Max et Amplitude
Le respect du temps de repos minimum entre deux créneaux, le plafond d'heures supplémentaires et l'amplitude journalière maximale.
Niveau 4 : La Demande et Les Besoins
C'est la contrainte bloquante la plus faible. Cela signifie que l'intelligence artificielle préférera toujours laisser un poste vide plutôt que de forcer un employé à travailler s'il n'a pas eu son repos ou s'il est en congé.
B. La Couche Relative : Priorités Stratégiques et Souhaits
Une fois les contraintes bloquantes respectées, l'intelligence artificielle utilise le composant Priorités Stratégiques pour arbitrer entre vos différents objectifs. L'ordre de ces priorités définit un multiplicateur de pénalité.
- Priorité 1 : Multiplicateur Fort
- Priorité 2 : Multiplicateur Moyen
- Priorité 3 : Multiplicateur Faible
1. Minimiser les coûts
L'intelligence artificielle va traquer la moindre heure supplémentaire. Elle va privilégier les employés en contrat Fixe qui n'ont pas atteint leur quota, et évitera au maximum d'utiliser les contrats Extra. Elle tentera aussi de minimiser les primes financières.
2. Répartir équitablement
L'intelligence artificielle va compter combien de fois chaque employé est assigné aux cibles d'équité définies dans la configuration. Elle préférera donner 2 créneaux difficiles à tout le monde plutôt que 4 à une personne et 0 aux autres.
3. Respecter les souhaits
Toutes les règles non-bloquantes sont appelées des Souhaits. Chaque souhait possède un Poids de 1 à 5 :
- Poids 5 : Très important
- Poids 4 : Important
- Poids 3 : Standard
- Poids 2 : Mineur
- Poids 1 : Optionnel
La pénalité finale d'un souhait non respecté est calculée ainsi : Points de base liés au Poids multipliés par le Multiplicateur de l'objectif Souhaits dans les priorités stratégiques.
Pour les utilisateurs avertis : L'effet d'accumulation
Les objectifs stratégiques sont séparés par un facteur multiplicateur que vous pouvez ajuster via le paramètre Séparation des priorités :
- Souple : Les coûts s'accumulent vite. L'IA peut accepter de violer un objectif prioritaire si cela permet de respecter quelques objectifs secondaires.
- Standard (Équilibré) : Il faut un grand nombre de violations secondaires pour compenser une violation prioritaire.
- Stricte : Priorité absolue à l'ordre. L'IA ne sacrifiera presque jamais un objectif prioritaire pour des objectifs secondaires.
Ce n'est pas un défaut, c'est unefonctionnalité voulue. L'effet d'accumulation permet à l'intelligence artificielle de trouver le point de bascule où le bien-être global surpasse une règle financière stricte, et inversement. En effet, si par exemple si nous séparons les priorités par un facteur d'un million (la valeur du paramètre 'Séparation des priorités' est 'Stricte' dans ce cas), alors l'intelligence artificielle peut décider de rendre 1000 employés extrêmement malheureux juste pour économiser 1 seul euro sur les coûts.
14. Dépannage et Mises à jour
Vider le cache du navigateur
Opti-Planning évolue régulièrement pour vous offrir de meilleures performances (notamment via des mises à jour du moteur d'intelligence artificielle WebAssembly). Si vous rencontrez des comportements inattendus, des erreurs de calcul ou des problèmes d'affichage après une mise à jour, la première étape consiste à vider le cache de votre navigateur (Ctrl+F5 ou Cmd+Shift+R). Cela forcera le téléchargement de la dernière version de l'application et du moteur d'optimisation.